Grâce aux nouvelles fonctionnalités d'Excel 365, il est très facile de créer une feuille de présence dynamique.
- Mettre les données dans un Tableau
- Convertir les données en VRAI ou FAUX
- Extraire les noms et date. Grâce à la fonction UNIQUE, il est très facile de récupérer tous les noms et toutes les dates
- Organiser les données. Pour simplifier la présentation des données, nous pouvons utiliser soit ORGA.COLS ou RECHERCHEX
- Appliquer des cases à cocher
Étape 1 : Mettre les données dans un Tableau
Notre feuille de présence comporte seulement 3 colonnes :
- Le nom des employés
- La date
- L'indication de présence (1) ou non (0)
Mettre ses données dans un Tableau (Insertion > Tableau) à l'avantage de rendre dynamique les plages de données. Ce qui va être très utile dans notre cas d'étude. De plus, nous avons donné un nom spécifique à notre Tableau pour mieux l'indentifier par la suite.
Étape 2 : Convertir les 0 et 1 en FAUX et VRAI
Pour pouvoir utiliser l'outil des cases à cocher, il faut transformer les résultats 0 et 1 en FAUX et VRAI. Ceci s'obtient tout simplement en écrivant le test suivant
Étape 3 : Extraire les noms et date de façon unique
Pour cette étape, nous allons nous servir de la fonction UNIQUE pour extraire les noms et les dates une seule fois
En utilisant les références du Tableau, peu importe le nombre de lignes, notre fonction UNIQUE va utiliser toutes les lignes dans la colonne Employé. Maintenant pour les dates la fonction est légèrement différente car nous voulons écrire le résultat horizontalement. Pour cela, nous allons utiliser la fonction TRANSPOSE.
=TRANSPOSE(UNIQUE(tbl_Employé[Date]))
Étape 4 : Remplir la feuille de présence
Deux fonctions peuvent être utilisées
- ORGA.COLS
- RECHERCHEX
Si les données sont parfaitement triées, par date (clé 1) et par nom (clé 2) nous pouvons appliquer la fonction ORGA.COLS. Nous pouvons indiquer que nous allons réordonner la colonne Vrai ou Faux en découpant en colonne toutes les 7 lignes
=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];7)
Ou bien, si on veut vraiment construire un tableau qui va automatiquement s'adapter au nombre d'employés
=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];LIGNES(F3#))
La référence propagées F3# va reprendre toutes les valeurs renvoyées par la fonction UNIQUE. La fonction LIGNES va simplement compter le nombre d'éléments renvoyés.
Si les données ne sont pas correctement triées, la fonction ORGA.COLS ne va pas être utile. Par contre, nous pouvons utiliser la fonction RECHERCHEX en effectuant une recherche sur deux colonnes. L'écriture est assez complexe mais ce qu'il faut retenir
- Nous effectuons une recherche sur les noms (F3#) associés aux dates(G2#)
- Dans les colonnes Employé et Date (les 2 séparées par un tiret)
=RECHERCHEX($F3#&"-"&G$2#;tbl_Employé[Employé]&"-"&tbl_Employé[Date];tbl_Employé[V / F])
Étape 5 : Ajouter les cases à cocher
Il ne reste plus qu'à remplacer les VRAI et FAUX par des cases à cocher
Et nous obtenons le résultat suivant avec une mise en forme conditionnelle sur les case à cocher comme c'est expliqué dans cet article.
