Le menu Relations d'Excel, disponible dans l'onglet Données, est un outil puissant pour gérer les connexions entre différentes tables de votre classeur. Voici ses principaux avantages :

• Il permet de lier des tables via des colonnes communes.
• Facilite l'analyse de données complexes sans formules imbriquées.
• Évite la consolidation manuelle des données.

Menu Relation dans le ruban Excel

Le menu Relations d'Excel est apparu à partir à la version d'Excel 2013. Initialement, il était visible directement depuis le ruban Données.

Récemment, dans Excel 365 le menu a été déplacé dans un sous-menu (Données > Données Model > Relations)

Remarque TRES importante

• A l'origine de la création de cet outil, ni Power Query, ni Power Pivot n'existaient
• Le but recherché à l'origine était de créer des relations entre plusieurs Tables d'un classeur sans faire de formules de liaisons (comme avec RECHERCHEV par exemple)
• Mais l'apport des outils de Business Intelligence ( BI ) a considérablement simplifié la mise en relation des tableaux.
• Donc, un peu au fil du temps, l'outil Relation est devenu obsolète dans Excel.
• Mais si vous n'utilisez ni Power Query, ni Power Pivot, vous pouvez toujours utiliser le menu Relation pour simplifier la mise en relation entre vos Tableaux.

Dans quel cas utiliser cet outil ?

Dans un grand nombre de situations, les tableaux Excel sont gigantesques avec de nombreuses colonnes.

Seulement, un grand nombre de données se répètent.

• Par exemple, nous avons une colonne pour les villes et une autre pour les états.
• Or, une ville est rattachée à un seul Etat.
• Donc l'idée, c'est d'isoler dans des tableaux distincts des données qui sont dépendantes les unes des autres.

Par conséquent, dans ce cas de figure, j'ai créé un tableau avec la relation entre les villes et les Etats, mais aussi un autre tableau entre le nom des clients et les villes.

Création de tableaux obligatoire

Pour utiliser le menu Relation, il est obligatoire d'intégrer vos données dans un Tableau

• Le nom des tableaux est unique dans tout le classeur (il n'est pas nécessaire de conserver les tableaux dans la même feuille de calcul)
• Dans un tableau, chaque colonne a un nom unique

Mettre en relation les tableaux

Maintenant que nous avons attribué un nom à chacun de nos tableaux, nous allons pouvoir indiquer à Excel comment les associer grâce au menu Relation.

1. Cliquez sur le menu Données > Relation
2. Dans la boîte de dialogue, associer le nom des tables avec les colonnes en correspondance

Dans notre exemple, Excel a automatiquement créé les relations en se basant sur le nom des colonnes identiques (trop fort l'intelligence artificielle)

Maintenant, la détection automatique n'est pas possible, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau...

Là, vous devez indiquer les 2 tables à mettre en relation et les noms de colonnes qui contiennent des données communes

Comment l'utiliser ?

Est-ce que cette fonctionnalité va remplacer RECHERCHEV ou RECHERCHEX ? Non pas du tout et ce n'est pas le but. En fait, cette fonctionnalité s'applique uniquement avec des Tableaux Croisés Dynamiques.

Une fois que les relations entre les tableaux ont été créées, vous pouvez les associer dans un tableau croisé dynamique.

Quand vous créez un TCD à partir d'un tableau, vous ne voyez QUE les entêtes du tableau sélectionné. Mais quand ce tableau est relié à d'autres tableaux par l'outil de relation, une nouvelle option s'affiche qui permet d'afficher toutes les tables en relation.

Mais pour Excel, ce n'est pas suffisant, il faut intégrer ces données dans le Modèle de données

Ensuite, toutes les tables en relation sont visibles pour le TCD

Il suffit juste de prendre les champs appartenant à 2 tables différentes pour créer un TCD avec des tables distinctes

Vous trouverez des informations complémentaires sur la relation entre les tables sur le site de Microsoft.