Synchroniser et sauvegarder automatiquement vos fichiers

Dernière mise à jour le 20/04/2024
Temps de lecture : 4 minutes

En associant votre compte Microsoft à vos applications Office, elles synchronisent et sauvegardent automatiquement vos fichiers.????????

Se connecter à son compte Microsoft

Aujourd'hui, l'utilisation d'applications professionnelles demande la connexion à un compte via son adresse mail. Excel et Office n'échappent pas à la règle.

Dans Office, pour savoir sur quel compte vous êtes connecté, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte pour voir le compte utilisé.

compte_1

Stockage de données

En vous connectant à votre compte Microsoft depuis Office, vous accédez en même temps à un espace privé sur le cloud. Cet espace c'est comme un disque dur supplémentaire.

L'espace alloué varie selon l'abonnement que vous avez choisi.

  • Compte personnel 5 Go sont alloués gratuitement
  • Compte pro (Office 365), 1 To (1 000Go) sont associés à votre compte.

Synchronisation des fichiers

Quand vous ouvrez l'explorateur de fichiers de votre ordinateur, vous voyez qu'à côté des dossiers standard "Documents", "Téléchargement", vous avez aussi un dossier OneDrive

Dossier OneDrive dans votre ordinateur

Ici, je dispose de deux dossiers. Je suis connecté à la fois à un OneDrive personnel et professionnel.

Windows 10

Lors de l'installation de Windows sur un ordinateur équipé de Windows 10 ou Windows 11, OneDrive se configure automatiquement.

Vous pouvez même configurer un accès à votre compte OneDrive personnel (icône blanche) et professionnel (icône bleue) sur le même ordinateur.

icone OneDrive dans la barre de tâches

Lorsque vous copiez un fichier dans votre dossier OneDrive, celui-ci se synchronise directement dans votre Cloud personnel.

Synchronisation des fichiers en cours

Avant Windows 10

Si vous travaillez avec une version antérieure à Windows 10, vous n'avez pas de répertoire OneDrive par défaut d'installé sur votre ordinateur. Pour remédier à cela, il faut suivre les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre compte OneDrive sur un navigateur
  2. Téléchargez l'applicatif (en bas à gauche)
  3. Suivez les étapes d'installation.
Téléchargement de l'application OneDrive

Votre ordinateur installe alors un répertoire OneDrive qui synchronisera vos fichiers à la fois sur le cloud et sur votre ordinateur.

Sauvegarde automatique

Lorsque vous travaillez sur des documents enregistrés sur OneDrive ou SharePoint, ils se sauvegardent instantanément à chaque modification, sans que vous ayez besoin d'activer l'enregistrement.

Vous pouvez d'ailleurs le contrôler en regardant l'option d'enregistrement automatique sur la barre d'accès rapide.

Fichier Office enregistré automatiquement

En revanche, si le fichier est enregistré dans un dossier non partagé, l'option d'enregistrement automatique ne sera pas activée.

Les fichiers Office ne sont pas sauvegardés automatiquement

Associer plusieurs comptes

Mais il n'y a pas que depuis votre espace personnel OneDrive que vous pouvez récupérer des documents. Si votre entreprise est reliée à un compte OneDrive Business ou travaille avec SharePoint, vous pouvez également attacher votre Excel à ces comptes.

Pour visualiser l'ensemble des comptes qui sont rattachés à votre Excel, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte.

compte_2

Associer un nouveau compte

Pour associer un compte à votre Excel, depuis le menu Fichier > Compte,

  1. Cliquez sur Ajouter un service.
  2. Depuis la liste des choix, vous sélectionnez le service que vous désirez ajouter.
compte_3
  1. Authentifiez-vous avec vos accès
compte_4
  1. Ainsi, les applications Office seront liées aux comptes de stockage de vos données.

Récupérer ses documents n'importe où

Si vous disposez d'un compte Office avec lequel vous avez sauvegardé vos fichiers, il vous est très facile de pouvoir y accéder depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.

Si vous êtes dans la situation où vous ne travaillez pas sur votre propre ordinateur mais sur celui d'un collègue, il vous suffit de vous connecter avec votre adresse professionnelle à Excel, pour accéder à l'ensemble de vos dossiers. N'oubliez pas de supprimer votre compte en quittant son ordinateur..

Vous pouvez aussi le faire depuis un mobile avec l'application, gratuite, Office Apps.

Connexion à son compte Office 365 depuis un mobile

Vous trouverez des informations complémentaires sur la synchronisation et la sauvegarde des fichiers sur le site de Microsoft.

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Aujourd'hui, l'utilisation d'applications professionnelles demande la connexion à un compte via son adresse mail. Excel et Office n'échappent pas à la règle.

Dans Office, pour savoir sur quel compte vous êtes connecté, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte pour voir le compte utilisé.

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L'espace alloué varie selon l'abonnement que vous avez choisi.

  • Compte personnel 5 Go sont alloués gratuitement
  • Compte pro (Office 365), 1 To (1 000Go) sont associés à votre compte.

Synchronisation des fichiers

Quand vous ouvrez l'explorateur de fichiers de votre ordinateur, vous voyez qu'à côté des dossiers standard "Documents", "Téléchargement", vous avez aussi un dossier OneDrive

Dossier OneDrive dans votre ordinateur

Ici, je dispose de deux dossiers. Je suis connecté à la fois à un OneDrive personnel et professionnel.

Windows 10

Lors de l'installation de Windows sur un ordinateur équipé de Windows 10 ou Windows 11, OneDrive se configure automatiquement.

Vous pouvez même configurer un accès à votre compte OneDrive personnel (icône blanche) et professionnel (icône bleue) sur le même ordinateur.

icone OneDrive dans la barre de tâches

Lorsque vous copiez un fichier dans votre dossier OneDrive, celui-ci se synchronise directement dans votre Cloud personnel.

Synchronisation des fichiers en cours

Avant Windows 10

Si vous travaillez avec une version antérieure à Windows 10, vous n'avez pas de répertoire OneDrive par défaut d'installé sur votre ordinateur. Pour remédier à cela, il faut suivre les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre compte OneDrive sur un navigateur
  2. Téléchargez l'applicatif (en bas à gauche)
  3. Suivez les étapes d'installation.
Téléchargement de l'application OneDrive

Votre ordinateur installe alors un répertoire OneDrive qui synchronisera vos fichiers à la fois sur le cloud et sur votre ordinateur.

Sauvegarde automatique

Lorsque vous travaillez sur des documents enregistrés sur OneDrive ou SharePoint, ils se sauvegardent instantanément à chaque modification, sans que vous ayez besoin d'activer l'enregistrement.

Vous pouvez d'ailleurs le contrôler en regardant l'option d'enregistrement automatique sur la barre d'accès rapide.

Fichier Office enregistré automatiquement

En revanche, si le fichier est enregistré dans un dossier non partagé, l'option d'enregistrement automatique ne sera pas activée.

Les fichiers Office ne sont pas sauvegardés automatiquement

Associer plusieurs comptes

Mais il n'y a pas que depuis votre espace personnel OneDrive que vous pouvez récupérer des documents. Si votre entreprise est reliée à un compte OneDrive Business ou travaille avec SharePoint, vous pouvez également attacher votre Excel à ces comptes.

Pour visualiser l'ensemble des comptes qui sont rattachés à votre Excel, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte.

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Associer un nouveau compte

Pour associer un compte à votre Excel, depuis le menu Fichier > Compte,

  1. Cliquez sur Ajouter un service.
  2. Depuis la liste des choix, vous sélectionnez le service que vous désirez ajouter.
compte_3
  1. Authentifiez-vous avec vos accès
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  1. Ainsi, les applications Office seront liées aux comptes de stockage de vos données.

Récupérer ses documents n'importe où

Si vous disposez d'un compte Office avec lequel vous avez sauvegardé vos fichiers, il vous est très facile de pouvoir y accéder depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.

Si vous êtes dans la situation où vous ne travaillez pas sur votre propre ordinateur mais sur celui d'un collègue, il vous suffit de vous connecter avec votre adresse professionnelle à Excel, pour accéder à l'ensemble de vos dossiers. N'oubliez pas de supprimer votre compte en quittant son ordinateur..

Vous pouvez aussi le faire depuis un mobile avec l'application, gratuite, Office Apps.

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Vous trouverez des informations complémentaires sur la synchronisation et la sauvegarde des fichiers sur le site de Microsoft.

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